SURAT MENYURAT
A. Pengertian Surat Menyurat
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk
menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik
atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat
juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang
dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi
penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat
secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat
menyurat atau lazimnya korespondensi.
Surat-menyurat
adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan,
penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat
keluar.
B.
Fungsi dan Penggolongan Surat
Surat yang berfungsi sebagai salah
satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi
sebagai :
1.
Alat bukti tertulis
: adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi
perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan
hubungan korespondensi.
2.
Alat pengingat :
berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3.
Bukti historis :
berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi
pada masa-masa lalu.
4.
Duta organisasi :
surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari
organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5.
Pedoman : surat juga
merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Dalam bukunya Manajemen Sekretaris,
Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari
beberapa segi sebagai berikut :
A.
Menurut wujud surat
1.
kartu pos
2.
warkat pos
3.
surat bersampul
4.
nota
5.
telegram
6.
surat pengantar
B.
Menurut tujuan surat
1.
surat pemberitahuan
2.
surat perintah
3.
surat permintaan/permohonan
4.
surat
panggilan/teguran
5.
surat peringatan
6.
surat keputusan
7.
surat perjanjian
8.
surat laporan
9.
surat pesanan
10.
surat penawaran
C.
Menurut sifat isi
dan asal surat
1.
surat dinas
2.
surat niaga
3.
surat pribadi
(bersifat kekeluargaan dan resmi)
D.
Menurut jumlah
penerima surat
1.
surat biasa
2.
surat edaran
3.
surat pengumuman
E.
Menurut keamanan isi
surat :
1.
surat sangat rahasia
2.
surat segera
3.
surat biasa
F.
Menurut prosedur
pengurus surat
1.
surat masuk
2.
surat keluar
G.
Menurut jangkauan
surat :
1.
surat intern
2.
surat ekstern
C.
Susunan dan Tata Tertib Surat
Dalam bukunya Administrasi Kearsipan
Suatu Pengantar, Drs. A. W Widjaya mengemukakan, bahwa pada dasarnya susunan
dan tata tertib surat adalah sebagai berikut :
a.
Kepala surat
b.
Tempat dan tanggal
surat
c.
Nomor surat
d.
Lampiran surat
e.
Perihal
f.
Alamat surat
g.
Salam pembukaan
(kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).
h.
Kalimat pembuka
surat
i.
Isi surat
j.
Salam penutup
k.
Tembusan surat
l.
Initial surat
D.
Pedoman dalam menyusun isi surat adalah :
a.
paragrap pembuka
b.
paragrap uraian isi
c.
paragrap penutup
E.
Bentuk Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya
Surat harus di tulis/ditik rapi dan
bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka muncullah bermacam-macam model
surat sesuai dengan effisiensi bidang tata usaha.
Adapun surat menurut bentuk/tata letaknya adalah sebagai berikut :
a.
Surat Lurus (Block
Style)
b.
Surat Setengah Lurus
(Semi Block Style)
c.
Surat Lurus Penuh
(Full Block Style)
d.
Surat Lekuk
(Indented Style)
e.
Surat Resmi
(Official Style)
f.
Surat Alinea
Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g.
Surat Sederhana
(Simplified Style)
Ada 3 (tiga) prosedur yang umum
dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat untuk mengawasi lalu
lintas surat masuk dan surat keluar pada setiap kantor, yaitu :
1.
Prosedur Buku Agenda
a.
buku agenda (berisi
kolom-kolom keterangan dari surat yang dicatat yang susunannya kronologis).
Format Buku Agenda
No. Tanggal No. Surat Perihal Pengirim Kelompok
Format Buku Agenda
No. Tanggal No. Surat Perihal Pengirim Kelompok
b.
buku ekspedisi
(dipergunakan sebagai tanda buktipenerimaan, pengiriman, atau pendistribusian
surat atau barang).
2.
Prosedur Kartu Kendali
(prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak
masuk sampai disimpan).
3.
Prosedur Tata Naskah
(disebut juga sebagai Takah, yang merupakan sutau kegiatan administrasi di dalm
memelihara dan menyususn data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi
tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu berkas).
Tahap akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan, yang mana seperti telah dijelaskan pada pembatasan masalah bahwa prosedur kearsipannya tidak akan dibahas lebih lanjut lagi.
Tahap akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan, yang mana seperti telah dijelaskan pada pembatasan masalah bahwa prosedur kearsipannya tidak akan dibahas lebih lanjut lagi.
Secara ringkas
pengaturannya adalah sebagai berikut :
1. Membuat konsep surat
2. Konsep disetujui akan diparaf oleh pimpinan
3. Surat di tik oleh satuan unit pengolah
4. Surat yang siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan
5. Surat oleh pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya
6. Lembar I ditinggal pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan ke unit pengolah
7. Setelah ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali ke unit pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli surat langsung dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.
1. Membuat konsep surat
2. Konsep disetujui akan diparaf oleh pimpinan
3. Surat di tik oleh satuan unit pengolah
4. Surat yang siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan
5. Surat oleh pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya
6. Lembar I ditinggal pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan ke unit pengolah
7. Setelah ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali ke unit pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli surat langsung dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.
SUMBER
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar